Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven for Synlighet AS

1.1 Hvordan vi er organisert

Synlighet AS leverer markedsførings- og kommunikasjonstjenester til små, mellomstore og store virksomheter innen offentlig og privat sektor. Vårt hjemmemarked er i Norge, men vi kan også utføre leveranser til andre land i Europa. Våre tjenesteleveranser skjer utelukkende digitalt, uten noen form av fysisk produksjon eller produkter.

Synlighets virksomhet er organisert med avdelinger i Bergen, Oslo og Trondheim. Hvert kontor har en egen byråleder, i tillegg er selskapet organisert med en ledergruppe og et styre.

1.2 Våre tjenester

Vi er et hel-digitalt markedsføringsbyrå som bistår våre kunder med alt fra innsiktsanalyser, markedsstrategi, annonsering, søkemotoroptimalisering, konverteringsoptimalisering samt innholdsmarkedsføring.

1.3 Rutiner og interne retningslinjer for Synlighet i arbeidet med åpenhetsloven

Vi forplikter oss til å respektere menneskerettigheter på tvers av egen forretningsvirksomhet, og gjennom vår leverandørkjede. Vi følger prinsippene i FNs Global Compact (UNGC), Universal Declaration of Human Rights, den internasjonale arbeidsorganisasjonen ILO sin erklæring om grunnleggende prinsipper og rettigheter på arbeidsplassen, og FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter.

Dette er nedfelt gjennom våre etiske retningslinjer, og gjennom disse stiller vi krav til både våre ansatte og leverandører.

Dette er nedfelt i følgende dokumenter:

• Synlighet etiske retningslinjer (code of conduct)
• Synlighet og samfunnsansvar
• Synlighet og miljøet

1.4 Rutiner for varsling og klage, offentliggjøring

Alle som er ansatt i Synlighet, eller er en leverandør eller forretningspartner til Synlighet, har rett og mulighet til å varsle bekymringer knyttet til menneskerettigheter, uten frykt for gjengjeldelse.

Vår aktsomhetsvurdering med tilhørende dokumentasjon er gjort kjent på våre hjemmesider, og ligger offentlig tilgjengelig i tråd med lovens krav. For ansatte ligger retningslinjer og annen dokumentasjon tilgjengelig på vårt intranett, Blink.

I tillegg har samtlige ansatte fått en innføring i våre etiske retningslinjer, lovverk og bakgrunn, hvilke betydninger dette har for vår arbeidshverdag, samt den aktsomhetsvurdering som vi har gjennomført. De ansatte blir oppfordret til å varsle om forhold relatert til sin arbeidshverdag som oppleves å bryte, eller være kritikkverdige, i relasjon til dette.

Synlighet har egne interne rutiner for varsling om kritikkverdige forhold gjennom vårt personalsystem Plus Office. I tillegg har vi utarbeidet et skjema til bruk ved varsling. I rutinen legges det vekt på at enhver varslingssak skal behandles profesjonelt og at varsler i etterkant ikke skal rammes av noen form for sanksjoner.

For eksterne leverandører, samarbeidspartnere og allmenheten ellers har vi tilrettelagt informasjon på våre hjemmesider, med muligheter for å varsle, klage eller be om innsyn. Kontaktskjema mottas i et lukket system der kun et fåtall relevante medarbeidere har tilgang. Egne rutiner om behandling av denne type henvendelser er utarbeidet, inkludert hvordan vi skal behandle krav om erstatning eller oppreisning.

Synlighet vil etterstrebe å sikre at våre leverandører og underleverandører deler vår forpliktelse til bærekraft, sikkerhet, integritet, etikk og etterlevelse. Leverandører forventes derfor å følge standarder som er i samsvar med Synlighet AS sine etiske retningslinjer og dens nøkkelprinsipper som er relevant for virksomheten.

2.1 Egen virksomhet

Synlighet AS driver sin virksomhet i henhold til norsk lovverk, herunder arbeidsmiljøloven, internkontrollforskriften (HMS), forskrift om organisering, ledelse og medvirkning og arbeidsplassforskriften.

Vi jobber aktivt for å ivareta grunnleggende menneskerettigheter og at alle våre ansatte har anstendige arbeidsforhold, herunder arbeidsavtaler, regulert arbeidstid og ferie. Det er verneombud ved hvert kontor, og gjennomføres årlige vernerunder. Selskapet har arbeidsmiljøutvalg som møtes jevnlig.

Gjennom våre retningslinjer for samfunnsansvar tar vi aktivt avstand fra å jobbe for kunder som med sine aktiviteter er til skade for mennesker, miljø eller samfunn.

Vi ønsker å være en åpen og inkluderende organisasjon, og ønsker et arbeidsmiljø med likeverd, respekt og like muligheter for alle, uavhengig av kjønn, alder, hudfarge, religion, funksjonshemming, seksuell legning eller etnisitet. Vi tolererer ikke trakassering, diskriminering, maktmisbruk eller utilbørlige reaksjoner og oppførsel.

2.2 Dersom brudd på retningslinjene blant egne ansatte:

Dersom vi gjennom våre aktsomhetsvurderinger eller på andre måter avdekkes brudd på våre etiske retningslinjer og retningslinjer for samfunnsansvar, herunder mistanke om korrupsjon, vil et første steg være dialog og veiledning. Avhengig av sakens omfang og alvorlighetsgrad vil i en ytterste konsekvens være avslutning av arbeidsforholdet.

2.3 Resultat av vurdering av faktiske og potensielle negative konsekvenser i Synlighets egen virksomhet.

Det er i 2025 ikke avdekket faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet. Det er heller ikke mottatt varslingssaker gjennom 2025.

Vi erkjenner likevel at det alltid er en risiko for negative konsekvenser av egen virksomhet, og har identifisert følgende områder vi vil være særskilt oppmerksomme på: balanse mellom kjønn og likestilling (herunder like muligheter for alle) og datasikkerhet og personvern. Det er derfor satt i verk forebyggende tiltak innenfor disse områdene, mer informasjon om dette under punkt 4.

2.4 Leverandørkjeden

Våre største leverandører er digitale markedsføringskanaler som Google og Meta (Facebook), Snapchat, Tik-Tok, Schibsted Norge med flere.

Andre leverandører er bank og forsikringstjenester, et utvalg software-leverandører, samt mindre tjenesteleverandører. Våre innkjøp av fysiske produkter utgjør en svært liten andel av våre totale innkjøp, der innkjøp av teknisk utstyr som datamaskiner, skjermer med videre er det mest vesentlige.

For å kartlegge risiko, har vi utviklet en egen kartleggingsmetodikk der vi ved hjelp av spørreskjema har rettet en henvendelse til et utvalg av våre leverandører. Andre selskap har allerede lett tilgjengelig informasjon på sine nettsider.

Vurderingskriterier som er lagt til grunn:

• Spørsmål om bedriftens egne retningslinjer og prosedyrer knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
• Sertifiseringer for sosialt ansvar
• Spørsmål om bedriftens leverandørkjede, og hvordan disse ivaretar menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
• Spørsmål om bedriftens rutiner og systemer innen Helse, miljø og sikkerhet
• Spørsmål om bedriftens retningslinjer for miljø og miljøstyring
• Spørsmål om bedriftens retningslinjer knyttet til spørsmål om korrupsjon

Flere av våre største leverandører er multinasjonale konsern, det er derfor også gjort en vurdering om risiko knyttet til verktøytilbyders opphavsland.

2.5 Resultat av vurdering av faktiske og potensielle negative konsekvenser i Synlighets leverandørkjede og forretningspartnerforhold

Gjennom arbeidet som er nevnt over, er det ikke avdekket faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i Synlighets sin leverandørkjede. Bildet er likevel ikke komplett, da vi for noen av våre leverandører kn møte utfordringer for å oppnå tilstrekkelig innsyn. Annonsekjøp på vegne av våre kunder impliserer en hovedvekt av kjøp av tjenester fra Meta og Google. Begge disse multinasjonale selskapene har på plass egne erklæringer om hvordan de forholder seg menneskerettigheter, arbeidstakers rettigheter, moderne slaveri, miljø, bærekraft og «code of conduct» for eget selskap og dets underleverandører.

Vår vurdering er at risikoen generelt er lav av følgende grunner:

• Typen av varer og tjenester vi kjøper inn (hovedsakelig annonsekjøp i digitale markedsføringskanaler)
• Hvilke land vi hovedsakelig kjøper våre tjenester fra (utviklingsland, Europa og USA)
• Vi håndterer ikke kontanter i bedriften (korrupsjon)
• Vi har ikke mottatt klager eller andre henvendelser gjennom våre kanaler i 2025

Vi erkjenner likevel at det kan være risiko for negative konsekvenser i vår leverandørkjede, knyttet til, men ikke uttømmende, diskriminering i arbeidsforhold, manglende kjønnsbasert likestilling, og helse og sikkerhet, i vår leverandørkjede.

2.6 Ved brudd på retningslinjer har styret vedtatt følgende:

Dersom det gjennom våre aktsomhetsvurderinger avdekkes brudd på våre etiske retningslinjer som er i konflikt med gjeldende rammeverk som nevnt under pkt 1.3 , vil et første steg være dialog og aktiv påvirkning for å få leverandør/samarbeidspartner til å rette opp i forholdene. Dersom dette ikke, etter en avtalt tidsfrist, fører fram, vil styret vurdere avslutning av samarbeidet.

2.7 Etterfølgende ledd, kundearbeid

Synlighet AS er et konsulentselskap som leverer tjenester til offentlig og privat sektor i Norge.

Gjennom vårt policy-dokument om «vårt samfunnsansvar» tar vi avstand fra å jobbe for bransjer som gjennom sin virksomhet er til skade for andre mennesker, eksempelvis våpenprodusenter og forhandlere, pengespillselskap, produsenter av tobakk og lignende.

Vi vil ikke utføre kundearbeid som støtter eller muliggjør brudd på menneskerettighetene. Ved onboarding av nye kunder gjøres det en vurdering der også menneskerettigheter inngår:

• Land, er det eksempler på at det foreligger konkrete menneskerettighetsrisikoer i det aktuelle landet?
• Kunde, kan virksomheten på noen måte knyttes til brudd på menneskerettigheter?
• Tema, kan arbeidets art ha en risiko for negativ innvirkning på menneskerettigheter?
• Driver virksomheten i tråd med våre etiske retningslinjer?

3.1 Egen virksomhet

I 2025 har Synlighet ikke avdekket faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet.

3.2 Tiltak for å stanse, forebygge og motvirke, egen virksomhet

3.2.1 Vi har gjennomgått og oppdatert våre retningslinjer for hvordan vi vil ha det på arbeidsplassen, samt våre etiske retningslinjer. Retningslinjene er kommunisert og tilgjengeliggjort for alle medarbeidere i selskapet, herunder en gjennomgang av varslingsmuligheter.

3.2.2 Selskapet har i dag flere menn enn kvinner i flertall i selskapets ledelse og styre. Det har derfor, gjennom flere år, vært jobbet aktivt for å få til en styrket kjønnsbalanse, der kvinner blir oppfordret til å søke lederroller på ulike nivå. Dette arbeidet vil fortsette.

3.2.3 Synlighet er et datadrevet selskap som benytter en rekke ulike verktøy i sin arbeidshverdag. Med bruk av disse verktøyene har vi også en høyere risiko for å komme i situasjoner som bryter med GDPR-lovverket og personvernet. Dette er derfor jevnlig tema i opplæring av medarbeidere, i tillegg til at vi vil forsterke antall ressurser internt som jobber aktivt med oppfølging og kontroll internt.

3.2.4 Helse og sikkerhet. Det er ikke rapportert om fravær gjennom 2025 som følge av forhold på arbeidsplassen. Vi vil fortsette vårt arbeid med å ha fokus på helsemessige tiltak som lys, temperaturforhold på arbeidsplassen, arbeidsstillinger, sosiale trivselsfaktorer samt muligheter for utfordringer og variasjon i eget arbeid.

3.3 Tiltak for å stanse, forebygge og motvirke, leverandører og forretningspartnere

I 2025 har Synlighet ikke avdekket faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos våre leverandører/forretningspartnere.

3.3.1 Vi vil gjennom 2026 fortsette arbeidet med analyse og innsamling av data. Med referanse til pkt.2.3 jobber vi fortsatt med å avdekke eventuelle avvik blant våre leverandører.

3.3.2 Innkjøp. Vi har, som en del av åpenhetsloven, innskjerpet våre rutiner for innkjøp, både hva gjelder fysiske produkter, men også ved innkjøp av programvare for bruk ved kontoret. Som en del av dette vil en mulig leverandør av en viss størrelse (> NOK 100.000.-) bli vurdert opp mot våre etiske retningslinjer, der også en vurdering av land og risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold legges til grunn. Selskapets innkjøpsrutine er kommunisert og ligger tilgjengelig på selskapets intranett, Blink.